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Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir während Ihres Besuchs auf unserer Website verarbeiten und welche Rechte Sie haben. Bei den verwendeten Begrifflichkeiten verweisen wir auf die Definitionen in Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen z.B. Ihr Name, Ihre Adress- und Kommunikationsdaten oder Ihre E-Mailadresse.

Verarbeiten meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

Verantwortlicher oder „für die Verarbeitung Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

  1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

    Optimus Software GmbH

    Zur Gießerei 16

    76227 Karlsruhe

    Tel. 089 889 19140

    E-Mail: info@optimussoftware.de

  2. Datenschutzbeauftragter

    Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten gem. Art. 37 DS-GVO und § 38 BDSG zu benennen und haben diesen auch nicht freiwillig benannt.

  3. Verarbeitung personenbezogener Daten
    1. Besuch unserer Website

      1. Umfang der Datenverarbeitung

        Wenn Sie unsere Website besuchen, überträgt Ihr Browser auch technischen Gründen bestimmte Daten an unseren Webserver. Dabei handelt es sich um folgende Daten (sogenannte Serverlogfiles):

        • IP-Adresse
        • Datum und Uhrzeit der Anfrage
        • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
        • Betriebssystem und dessen Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode
        • Übertragene Datenmenge
        • Website, von der die Anforderung kommt („Referrer-URL“)
        • Browser, Sprache und Version der Browsersoftware
        • Abgerufene Dateien

        Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht stat.

      2. Zweck der Datenverarbeitung

        Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch unseren Webserver ist technisch notwendig, um die Website anzeigen zu können. Hierfür muss Ihre IP-Adresse zwangsläufig für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben

        Die Speicherung der oben genannten Daten in den Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit unserer Website sicherzustellen. Diese Daten dienen uns darüber hinaus zur Optimierung der Website und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme (z.B. zur Angriffserkennung). Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

        Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Betrieb und der Gewährleistung der Sicherheit unserer Website.

      4. Dauer der Speicherung

        Die oben genannten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist das der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

        Im Falle der in den Logfiles gespeicherten Daten ist das nach maximal sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wenn diese Daten aus (z.B. Aufklärung von Angriffen, Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) erforderlich sind. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

      5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

        Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und ihre Speicherung in Logfiles ist für den Betrieb unserer Website aus technischen Gründen zwingend erforderlich. Sie haben folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.

    2. E-Mail-Kontakt und Kontaktformular

      1. Umfang der Datenverarbeitung

        Über unser Kontaktformular und die bereitgestellte E-Mailadresse können Sie uns kontaktieren. In diesem Fall speichern wir die von Ihnen mit der Anfrage übermittelten personenbezogenen Daten (Name, Firma, E-Mailadresse und Nachricht).

      2. Zweck der Datenverarbeitung

        Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.

      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

        Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer Kontaktanfrage übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (berechtigte Interessen von uns als Verantwortliche). Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages).

      4. Empfänger

        Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind unsere für die Bearbeitung Ihres Anliegens zuständigen innerbetrieblichen Stellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

      5. Dauer der Speicherung

        Die ans uns übermittelten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

      6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

        Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Einen Widerruf richten Sie bitte an folgende E-Mail-Adresse: info@optimussoftware.de. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

    3. Testversion

      1. Umfang der Datenverarbeitung

        Wenn Sie eine Testversion anfordern, erheben wir Ihren Namen, Ihre Firma und Ihre E-Mailadresse.

      2. Zweck der Datenverarbeitung

        Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient uns der Zurverfügungstellung einer Testversion.

      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

        Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

      4. Empfänger der Daten

        Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind unsere für die Zurverfügungstellung einer Testversion zuständigen innerbetrieblichen Stellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

      5. Dauer der Speicherung

        Die ans uns übermittelten Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung weggefallen ist und einer Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).

      6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

        Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen. Einen Widerruf richten Sie bitte an info@optimussoftware.de. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Anforderung einer Testversion gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

    4. Bestellung

      1. Umfang der Datenverarbeitung

        Wenn Sie bei uns eine Lizenz erwerben, verarbeiten wir folgende Daten: Vorname, Name, Firma, E-Mailadresse, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, USt-ID, Lizenztyp.

      2. Zweck der Datenverarbeitung

        Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Bestellabwicklung und Durchführung eines rechtsgeschäftlichen Schuldverhältnisses.

      3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

        Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 2 lit. b) DS-GVO (Erfüllung eines Vertrages)

      4. Empfänger

        Wenn Sie eine Lizenz bestellen, verarbeiten unsere zuständigen innerbetrieblichen Stellen Ihre personenbezogenen Daten für die Bestellabwicklung. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe ausdrücklich eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet. Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

      5. Dauer der Speicherung

        Wenn Sie bei uns eine Lizenz bestellen, unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).

    5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

      Wenn Sie bei uns eine Lizenz bestellen, unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Diese ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (z.B. Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen).

  4. Cookies

    1. Umfang der Datenverarbeitung

      Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Aufruf der Webseite auf Ihrem Computer (z. B. Rechner, Tablet, Smartphone) gespeichert werden. Cookies richten auf Ihrem Computer keinen Schaden an und enthalten keine Schadsoftware wie z. B. Viren oder Trojaner.

      In Cookies können personenbezogene Daten, insbesondere die IP-Adresse, gespeichert werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

      Wir verwenden Cookies, die für den Betrieb unserer Website technisch notwendig sind (sogenannte essenzielle Cookies) und Cookies, die uns zu statistischen Zwecken dienen und mit denen wir Informationen über den Besuch unserer Webseite ermitteln.

      Sie können beim Aufruf unserer Webseite selbst entscheiden, ob Sie Cookies, die für die technischen Funktionen der Website nicht notwendig sind, akzeptieren möchten oder nicht.

      Hier gelangen Sie erneut zum Auswahl-Dialog für Cookies, die auf unserer Homepage verwendet werden.

    2. Rechtsgrundlagen

      Für den Einsatz der essenziellen, für den Betrieb der Website notwendigen Cookies, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Betrieb und der Funktionsfähigkeit unseres Onlineangebots.

      Für den Einsatz von Statistik-Cookies ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung).

    3. Dauer der Speicherung

      Die von uns verwendeten essenziellen Cookies werden nach 1 Jahr gelöscht. Das Ablaufdatum der Statistik-Cookies beträgt zwischen 30 Minuten und 13 Monaten.

    4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

      Sie haben als Nutzer die Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Sie können diese jederzeit löschen. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie diesen auch so einstellen, dass Cookies nicht gespeichert oder am Ende Ihrer Internetsitzung automatisch gelöscht werden.

      Um Cookies zu löschen, wählen Sie im Microsoft Internet-Explorer “Extras > Internetoptionen > Allgemein > Browserverlauf > Löschen. Die generelle Behandlung von Cookies können Sie unter „Extras > Internetoptionen > Datenschutz > Erweiterte Einstellungen“ festlegen.

      In Firefox wählen Sie „Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Cookies und Webseite-Daten“.

      In Google Chrome wählen Sie hierzu „Einstellungen > Erweitert > Datenschutz und Sicherheit > Webseite-Einstellungen > Cookies und Webseitedaten“.

      Wenn Sie einen anderen Internet-Browser verwenden, dann entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion des Browsers die Anweisungen bezüglich der Verhinderung sowie der Löschung von Cookies.

      Bitte beachten Sie, dass Sie im Fall von deaktivierten Cookies gegebenenfalls nicht alle Funktionen unserer Webseite nutzen können.

  5. Hubspot

    Wir verwenden Hubspot des Anbieters HubSpot HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA, in Europa vertreten durch die Ireland Limited, 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland.

    Bei Hubspot handelt es sich um eine integrierte Software-Lösung, mit der wir verschiedene Bereiche unseres Online-Marketings abdecken. Hierzu zählen z.B. die Bereitstellung von Downloads, Kontaktmanagement, Landing Pages und Kontaktformulare. Hierbei werden Cookies verwendet. Was Cookies sind und wie Sie diese löschen können, haben wir in Ziffer 4 beschrieben.

    Die erfassten Informationen (z.B. IP-Adresse, geographischer Standort, Browsertyp, aufgerufene Seiten unseres Onlineangebots, Datum und Dauer des Besuches) wertet Hubspot in unserem Auftrag aus und stellt uns Reports über den Besuch und die besuchten Seiten unseres Onlineangebots zur Verfügung. Wenn Sie sich über ein Webformular registrieren, werden Ihre Kontaktinformationen wie Name, Firma und E-Mailadresse verarbeitet.

    Wir verwenden HubSpot zu Analyse- und Marketingzwecken insbesondere um herauszufinden, welche Produkte oder Dienstleistungen unseres Unternehmens für Webseitenbesucher besonders interessant sind. Dadurch können wir unsere Marketing-Maßnahmen und unseren Internetauftritt optimieren.

    Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie uns beim Aufruf unserer Webseite erteilt haben. Wenn Sie in die Verarbeitung durch Hubspot nicht eingewilligt haben, wird HubSpot nicht genutzt.

    Mittels HubSpot erfasste Informationen werden auf Servern von HubSpot gespeichert. Hierbei findet eine Datenübermittlung an ein Drittland (USA) statt.

    Zur Regelung der Datenübermittlung haben wir mit Hubspot EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). Weitere Informationen zum Thema „HubSpot und Datenschutz“ finden Sie unter https://www.hubspot.de/data-privacy/privacy-shield und https://legal.hubspot.com/privacy-policy

    Wenn Sie eine Erfassung durch HubSpot nicht wünschen, können Sie die Speicherung von Cookies jederzeit unterbinden. Hierzu können Sie Ihren Browser wie in Ziffer 4 beschreiben einstellen oder Cookies löschen.
    Hier gelangen Sie erneut zum Auswahl-Dialog für Cookies, die auf unserer Homepage verwendet werden.

  6. Datensicherheit

    Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Datenverarbeitung entsprechend dem Stand der Technik. Damit stellen wir sicher, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, eingehalten werden und die durch uns verarbeiteten Daten gegen Vernichtung, Verlust, Veränderung und unberechtigte Zugriffe geschützt sind. Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen zählt auch die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver. Bitte beachten Sie, dass die SSL-/TLS-Verschlüsselung bei über das Internet ausgeführten Übertragungen nur dann aktiviert ist, wenn das Schlüsselsymbol in der unteren Menüleiste Ihres Browserfensters erscheint und die Adresse mit https:// beginnt. Durch SSL/TLS wird die Datenübertragung mit einer Verschlüsselungstechnologie vor illegalem Datenzugriff Dritter geschützt. Sollte diese Option nicht zur Verfügung stehen, können Sie sich auch dafür entscheiden, bestimmte Daten nicht über das Internet zu versenden. Unser Webserver befindet sich in der Bundesrepublik Deutschland.

  7. Weitergabe von Daten an Dritte oder Drittanbieter

    Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn diese eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Datenübermittlung für Vertragszwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse am wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes haben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

    Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO setzen wir für den Betrieb, die Pflege und die Wartung unserer Website und informationstechnologischen Systeme Dienstleister ein, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der IT-Systeme ggf. Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten können. Wir haben deshalb geeignete rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen mit ihnen getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

    Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

  8. Ihre Rechte

    Wenn wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. Datenschutzgrundverordnung (D-SGVO) und Sie haben gegenüber uns folgende Rechte der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

    • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
    • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
    • Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
    • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
    • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

    Überdies haben Sie das Recht sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.datenschutzkonferenz-online.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html

    Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

    Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

    Königstrasse 10 a

    D-70173 Stuttgart

    Website mit weiteren Kontaktdaten: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

  9. Änderungen der Datenschutzerklärung

    Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.

    Bitte informieren Sie sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung.

    Stand der Datenschutzerklärung: 13.07.2020